Διαβάστε παρακάτω τις πιο συχνές ερωτήσεις, καθώς και τις απαντήσεις τους, που αφορούν τα θέματα:
Διαχείριση Δράσεων
Κατά τη δημιουργία μιας δράσης τί συμπληρώνω στο πεδίο «Ποσότητα Voucher»;
Απάντηση:
Στο πεδίο αυτό θα πρέπει να συμπληρώσετε τον αριθμό των voucher που έχετε προϋπολογίσει, σαν Περιφερειακό Ταμείο, ότι θα εκδώσετε για την συγκεκριμένη δράση. Στην περίπτωση που αυτός ο αριθμός δεν έχει προσδιορισθεί στην φάση της δημιουργίας της δράσης, μπορείτε να συμπληρώσετε τον αριθμό μηδέν. Όταν θα έρθει η στιγμή να εκδώσετε τα voucher της δράσης το σύστημα θα σας υπενθυμίσει ότι δεν έχει ορίσει την ποσότητα αυτών οπότε και θα πρέπει να το κάνετε τότε για να συνεχίσετε.
Τί είναι το πεδίο voucher και τι συμπληρώνουμε σε αυτό;
Απάντηση:
Το πεδίο αυτό είναι πολύ χρήσιμο στη δημιουργία των voucher. Η εφαρμογή σας δίνει τη δυνατότητα να αντιστοιχήσετε τα voucher απευθείας με μια αίτηση συμμετοχής (δηλαδή κάθε αίτηση συμμετοχής με ένα voucher) είτε με κάποιο εσωτερικό πεδίο της αίτησης. Για παράδειγμα έστω μια δράση στην οποία ο γονέας του οποίου η αίτηση συμμετοχής έχει εγκριθεί πρέπει να πάρει voucher για κάθε ένα από τα παιδία που έχει δηλώσει στην υποβληθείσα αίτηση. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να συμπληρώσετε στο «πεδίο voucher» ένα μοναδικό όνομα (με λατινικούς χαρακτήρες, χωρίς κενά και με μόνο αποδεκτό ειδικό χαρακτήρα το «_») του πεδίου εκείνου βάση του οποίου θέλετε να γίνετε η παραπάνω αντιστοίχιση, δλδ για το συγκεκριμένο παράδειγμα π.χ. το μοναδικό όνομα «stoixeia_paidiou».
Τι σκοπό εξυπηρετεί το πεδίο «ID Συσχετιζόμενη Δράσης» και τι πρέπει να συμπληρώνω σε αυτό;
Απάντηση:
Σας δίνεται η δυνατότητα να συσχετίσετε δύο δράσεις έτσι ώστε η μία να λειτουργεί σαν συνέχεια της επόμενης. Παράδειγμα, έστω η «Δράση Α» η οποία ολοκληρώνεται αλλά προκύπτει η ανάγκη για την επανεκκίνηση της ή τη δημιουργία μιας παρόμοιας σε συνέχεια της προηγούμενης. Σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να δημιουργήσετε τη «Δράση Β» την οποία θα συσχετίσετε με τη «Δράση Α». Έτσι επιτυγχάνεται η κοινή χρήση βασικών πληροφοριών και λειτουργιών και από τις δύο δράσεις όπως οι αιτήσεις συμμετοχής ωφελούμενων και συνεισφέροντων καθώς και η εξαργύρωση των voucher. Άρα στο πεδίο «ID Συσχετιζόμενη Δράση» θα πρέπει να συμπληρώνεται το id της δράσης με την οποία θέλετε να συσχετιστεί η παρούσα δράση.
Πώς βρίσκω το ID μιας δράσης;
Απάντηση:
Το αριθμό αυτό που προσδιορίζει μοναδικά μια δράση μπορείτε να τον βρείτε στο url του περιηγητή σας ενώ η δράση είναι σε κατάσταση επεξεργασίας, π.χ. στην περίπτωση του url "www.domain.gr/node/8/edit" ο αριθμός ID της δράσης είναι το 8.
Αιτήσεις Συμμετοχής
Πως μπορώ να προσθέσω επιπλέον πεδία σε μια αίτηση συμμετοχής;
Απάντηση:
Για να προσθέστε επιπλέον πεδία σε μια φόρμα αίτησης συμμετοχής θα πρέπει να επιλέξετε «Επεξεργασία» στη δράση της οποίας τις αιτήσεις επιθυμείτε να τροποποιήσετε. Στη συνέχεια επιλέξτε την καρτέλα «Αιτήσεις Συμμετοχής» και στον τύπο φόρμας που επιθυμείτε να προσθέσετε τα πεδία, πατήστε στον σύνδεσμο «πατήστε εδώ για να δείτε τη φόρμα» και στη συνέχεια «Μπορείτε να πατήσετε εδώ για να διαχειριστείτε τα πεδία της φόρμας». Στην επόμενη οθόνη έχετε τη δυνατότητα να δείτε σε μορφή λίστας όλα τα πεδία της αίτησης καθώς και να προσθέστε νέα.
Τί πρέπει να προσέξω στην προσθήκη νέων πεδίων σε μια αίτηση;
Απάντηση:
Όταν προσθέτετε ένα νέο πεδίο θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι ο τύπος πεδίου (πχ πεδίο κειμένου, λίστα, κ.α) είναι αυτός που περιγράφει καλύτερα τον τύπο πληροφορίας που θέλετε να εισάγει ο χρήστης σε αυτό το πεδίο.
Τί θα πρέπει να κάνω μετά την προσθήκη ενός ή περισσότερων νέων πεδίων στην φόρμα αίτησης συμμετοχής;
Απάντηση:
Στην οθόνη «Διαχείριση πεδίων» θα πρέπει να επισκεφθείτε τις καρτέλες «Διαχείριση πεδίων» και «Διαχείριση Εμφάνισης» και να επανατοποθετήσετε τα νέα πεδία στη θέση που επιθυμείτε να εμφανίζονται.
Πρέπει να κάνω κάτι άλλο για να εμφανιστούν τα νέα πεδία στο pdf της αίτησης συμμετοχής του συμμετέχοντα;
Απάντηση:
Αφού προσθέσετε τα νέα πεδία και επανατοποθετήσετε τα πεδία στις καρτέλες «Διαχείριση πεδίων» και «Διαχείριση Εμφάνισης» ΔΕΝ χρειάζεται να κάνετε κάτι άλλο. Αυτόματα τα πεδία θα εμφανίζονται και στα pdf των αιτήσεων συμμετοχής.
Πως διασφαλίζεται η μοναδικότητα των αιτήσεων συμμετοχής;
Απάντηση:
Το σύστημα διαθέτει κάποιες δικλίδες ασφαλείας ώστε μεταξύ άλλων να διασφαλίζει τη μοναδικότητα των αιτήσεων συμμετοχής. Συγκεκριμένα κάθε φορά που υποβάλλεται μια αίτηση συμμετοχής ωφελούμενου ή συνεισφέρον, ελέγχεται εάν υπάρχει ήδη καταχωρημένη στο σύστημα μια αίτηση συμμετοχής με τον ίδιο Α.Μ.Κ.Α. ή/και Α.Φ.Μ. Σε περίπτωση που υπάρχει η διαδικασία υποβολής δεν συνεχίζεται και ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται με ανάλογο μήνυμα.
Ενημέρωση Συμμετεχόντων
Πως και τί είδους ενημέρωση έχει ένας ωφελούμενος ή συνεισφέρων όταν υποβάλλει μια αίτηση συμμετοχής;
Απάντηση:
Όταν μια αίτηση συμμετοχής υποβάλλεται στο σύστημα ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται αυτόματα με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο email που έχει δηλώσει κατά την υποβολή, για την επιτυχή καταχώρηση της αίτησης του καθώς και για τον μοναδικό κωδικό αυτής.
Ενημερώνονται αυτόματα οι ωφελούμενοι ή οι συνεισφέροντες για το αποτέλεσμα του ελέγχου της αίτησης συμμετοχής τους;
Απάντηση:
Όχι δεν ενημερώνονται αυτόματα από το σύστημα. Μόνο εφόσον το επιλέξετε κατά την φάση του ελέγχου θα σταλεί μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ενδιαφερόμενο με πληροφορίες για το αποτέλεσμα του ελέγχου και περαιτέρω οδηγίες.
Πώς ενημερώνονται οι ωφελούμενοι σε μία δράση για την έκδοσει voucher της αίτησης συμμετοχής τους;
Απάντηση:
Οι ωφελούμενοι δεν ενημερώνονται αυτόματα για τα voucher, των αιτήσεων συμμετοχής τους, που έχουν εκδοθεί. Μπορείτε μέσα από τη σελίδα της δράσης και στην ενότητα "Voucher" να αποστείλετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανά πάσα στιγμή, σε όλους τους κατόχους μη εξαργυρωμένων voucher. Τα προαναφερόμενα μηνύματα περιέχουν πληροφορίες σχετικές με το voucher καθώς και τον τρόπο απόκτησής τους.
Υποσύστημα Voucher
Πώς ορίζεται ο αριθμός των voucher που θα εκδοθούν από το σύστημα;
Απάντηση:
Μπορείτε να προσδιορίσετε τον αριθμό των voucher είτε κατά την δημιουργία της δράσης και συγκεκριμένα στο πεδίο «Ποσότητα Voucher» του «Αντικειμένου Προσφοράς» ή οποιαδήποτε άλλη στιγμή επιθυμείτε επιλέγοντας την Επεξεργασία της συγκεκριμένης δράσης της οποίας θέλετε να προσθέσετε ή να αλλάξετε τον αριθμό των voucher που πρόκειται να εκδώσετε. Σημειώνεται ότι μετά την δημιουργία των voucher μπορείτε να αυξήσετε αλλά όχι να μειώσετε την τιμή του εν λόγω πεδίου με σκοπό την δημιουργία επιπλέον voucher για τη δράση.
Τί γίνεται στην περίπτωση που οι εγκεκριμένες αιτήσεις συμμετοχής είναι λιγότερες ή περισσότερες από τον αριθμό των voucher που θα εκδώσει το σύστημα;
Απάντηση:
Αν οι αιτήσεις συμμετοχής είναι λιγότερες από τον αριθμό των voucher που έχετε προσδιορίσει τότε θα δημιουργηθούν τόσα voucher όσες και οι εγκεκριμένες αιτήσεις. Αν τα voucher είναι λιγότερα από τις εγκεκριμένες αιτήσεις συμμετοχής τότε θα εκδοθούν τόσα voucher όσα έχετε ορίσει πάντα σύμφωνα με τα μόρια που έχετε προσδιορίσει για κάθε αίτηση συμμετοχής κατά τον έλεγχο αιτήσεων.
Τί γίνετε με τις εγκεκριμένες αιτήσεις ωφελούμενων που δεν έλαβαν voucher;
Απάντηση:
Οι ωφελούμενοι αυτοί μπαίνουν σε μια λίστα επιλαχόντων με βάση της οποίας λειτουργεί η διαδικασία της επαναντιστοίχισης των μη εξαργυρωμένων voucher κατά την διάρκεια της οποίας τα voucher των αιτήσεων συμμετοχής που δεν έχουν εξαργυρωθεί επανατοποθετούνται (με διαφορετικό κωδικό) στις αιτήσεις των επιλαχόντων.
Πως εξάγονται τα voucher από το σύστημα;
Απάντηση:
Η διαδικασία έκδοσης των voucher μπορεί να ξεκινήσει μετά την έγκριση τουλάχιστον μίας αίτησης συμμετοχής. Στην καρτέλα της δράσης και στην ενότητα «Voucher» μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί «Δημιουργία Voucher». Το σύστημα θα δημιουργήσει τόσους κωδικούς voucher όσους έχετε ορίσει εσείς κατά την δημιουργία της δράσης εκτός εάν οι εγκεκριμένες αιτήσεις συμμετοχής είναι λιγότερες οπότε και θα δημιουργήσει τόσα όσες και αυτές οι αιτήσεις. Όταν το σύστημα δημιουργήσει τους κωδικούς στην συνέχεια θα πρέπει να επιλέξετε την έναρξη της αυτόματης διαδικασίας αντιστοίχισης αυτών με τους εγκεκριμένους ωφελούμενους σύμφωνα με τα μόρια που έχουν υπολογιστεί για την κάθε αίτηση. Τέλος, μπορείτε να επιλέξετε την διαδικασία “Αποστολή email” ώστε να ενημερωθούν οι ωφελούμενοι (με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο email που έχουν προσδιορίσει στην αίτηση συμμετοχής τους) για το voucher που έχει εκδοθεί.
Πως μπορεί ο ωφελούμενος να προμηθευτεί το voucher της αίτησης συμμετοχής του;
Απάντηση:
Όταν επιλέγετε «Αποστολή email» στην ενότητα «Voucher» της δράσης αποστέλλονται μαζικά προς τους ωφελούμενους, τα voucher των οποίων δεν έχουν ακόμη εξαργυρωθεί, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον τρόπο απόκτησής τους σε ηλεκτρονική μορφή. Παράλληλα κάθε ωφελούμενος έχει τη δυνατότητα με τον κωδικό της αίτησής του να κατεβάσει το voucher από το σύστημα.
Πώς γίνεται η εξαργύρωση των voucher;
Απάντηση:
Η εξαργύρωση των voucher γίνεται ηλεκτρονικά από τους εγκεκριμένους συνεισφέροντες που συμμετέχουν στην δράση και εφόσον έχει ξεκινήσει η περίοδος εξαργύρωσης (που προσδιορίζεται στις ρυθμίσεις της δράσης και στην ενότητα «Λειτουργία voucher»). Για την εξαργύρωση ο συνεισφέρων χρησιμοποιεί τον κωδικό της αίτησης συμμετοχής του και τον κωδικό voucher του ωφελούμενου που προσέρχεται για την εξαργύρωση του αντικειμένου προσφοράς της δράσης.
Μπορεί ο ίδιος κωδικός voucher να χρησιμοποιηθεί πάνω από μια φορά;
Απάντηση:
Όχι, όταν γίνεται εξαργύρωση ενός κωδικού voucher αυτόματα ο κωδικός αυτός ακυρώνεται ούτως ώστε να μην μπορεί να επαναχρησιμοποιηθεί.
Λοιπές Ερωτήσεις
Τί είναι το μητρώο ωφελούμενων;
Απάντηση:
Όταν η αίτηση ενός ωφελούμενου σε μια δράση ελέγχεται τότε δημιουργείται αυτόματα μία καρτέλα της οντότητας (προφίλ ωφελούμενου) στο μητρώο. Έτσι την επόμενη φορά που ο ίδιος ωφελούμενος θα συμμετάσχει σε μια άλλη δράση και η αίτηση του ελεγχθεί τότε αυτή θα συσχετιστεί με το υπάρχον προφίλ. Παράλληλα, μπορείτε να δημιουργήσετε απευθείας μία καρτέλα ωφελούμενου εισάγοντας τα απαραίτητα στοιχεία για την καταχώρησή της.
Τί είναι το μητρώο συνεισφερόντων και ποια οι διαφορά με τις κατηγορίες συνεισφερόντων;
Απάντηση:
Όπως για τους ωφελούμενους έτσι και για τους συνεισφέροντες δημιουργείται ένα προφίλ για κάθε αίτηση συμμετοχής που ελέγχεται. Οι κατηγορίες συνεισφέροντων προσδιορίζουν τον τρόπο με τον οποίο ένας συνεισφέρων συμμετέχει σε μια δράση ή τον τρόπο (δωρεά, προμήθεια, χορηγία) με τον οποίο παρέχει το αντικείμενο προσφοράς του στη δομή. Άρα ανεξάρτητα με το πόσες φορές ή πόσους διαφορετικούς τρόπους ένας συνεισφέρων συμμετέχει σε μια δράση στο μητρώο θα δημιουργηθεί μια φορά το προφίλ του, όπως επίσης μπορείτε να δημιουργήσετε απευθείας μία καρτέλα συνεσφέροντα και να την συνδέσετε με την συνεισφορά του προς τη δομή.
Τί είναι η «Διάθεση-Διανομή»;
Απάντηση:
Επιλέγοντας σαν φίλτρο αναζήτησης μια ανάγκη ενός ωφελούμενου (από τη λίστα αναγκών ενός ωφελούμενου), μπορείτε να δείτε πόσοι και ποιοι ωφελούμενοι χρήζουν (και δεν έχει ήδη καλυφθεί από τη δομή) αυτής της ανάγκης και πόσοι / ποιοι είναι εκείνοι οι συνεισφέροντες που καλύπτουν με τη συνεισφορά τη συγκεκριμένη ανάγκη.
Ποια η λειτουργία της αποθήκης;
Απάντηση:
Η αποθήκη περιέχει όλες εκείνες τις συνεισφορές (π.χ προϊόντα, αγαθά, χρήματα) τα οποία βρίσκονται στην κατοχή της δομής. Σας δίνεται η δυνατότητα διαχείρισης των αποθεμάτων της αποθήκης καθώς και την καταγραφή των κινήσεων που μεταβάλλουν την κατάσταση αυτής.
Σε τί πληροφορίες έχει πρόσβαση ένας μη εγγεγραμμένος χρήστης του συστήματος;
Απάντηση:
Ένας μη εγγεγραμμένος χρήστης του συστήματος έχει πρόσβαση στις παρακάτω πληροφορίες:
- Νέα – Ανακοινώσεις
- Στοιχεία των Δράσεων (ενεργές/ανενεργές)
- «Πότε θα είναι ενεργή η δράση;»
- «Ποια η παροχή;»
- «Πότε είναι η περίοδος υποβολής των αιτήσεων συμμετοχής;»
- Τις φόρμες αιτήσεων συμμετοχής ωφελούμενου/συνεισφέρων ώστε να προχωρήσει στην υποβολή τους.
- Τα αποτελέσματα ελέγχου των αιτήσεων συμμετοχής (χωρίς προσωπικά δεδομένα).
- «Πότε θα ξεκινήσει η εξαργύρωση των voucher;»
- Τα σημεία εξαργύρωσης των voucher (δηλαδή όλους τους συνεισφέροντες των οποίων η αίτηση συμμετοχής έχει εγκριθεί).
